目次:日本語 |コミュニケーションツール・電話メディア|電話応対マナー法的知識

問4(コミュニケーションツール・電話メディア)

ビジネスメールに関する記述です。不適切な記述を、次の中から1つ選びなさい。

  1. パスワードつきのファイルを添付で送る際、ファイルとパスワードを一緒に送ってはいけない。
  2. ビジネスメールの書き出しは、手紙文と一緒で、段落ごとに最初の1文字を空けて書くのがルールである。
  3. ビジネスメールでは、絵文字・音符文字は馴れ馴れしすぎるので使用しない。
  4. 件名は、簡潔かつ具体的に書く。
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正解:2

[解説]

メールとビジネス文書は違う。ビジネス文書は段落ごとに1文字空けて表記するのが一般的だが、メールでは1文字空けないのが一般的である。
メールでは、用件をまとめ読みやすく簡潔に具体的表現を心がけることが重要である。

問5(コミュニケーションツール・電話メディア)

以下の文章は、電話と対面コミュニケーションの違いについて書いてあります。間違っている記述はどれですか。次の中から1つ選びなさい。

  1. 電話は離れていても会話ができるが、対面は遠方の人とはすぐに話ができない。
  2. 電話はボディランゲージが見えないが、対面はボディランゲージが見える。
  3. 電話は表情や感情を伝えることができないが、対面は相手の反応を見ながら理解度を確認できる。
  4. 電話は道具が必要だが、対面は道具はいらない。
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正解:3

[解説]

電話は相手の様子や状況を充分に把握できないので、声の感じやしゃべり方で相手を把握し、声で表情を出し、具体的なことばで確認する。声の表情は、電話対応で大切なものである。

問6(コミュニケーションツール・電話メディア)

Aさん宛てにお客様からメールで複数の質問が届きました。そのうちのいくつかは、すぐに答えられるものでした。残りは回答に時間を要するものでした。この場合、Aさんの対応として不適切なものはどれですか。次の中から1つ選びなさい。

  1. すぐに電話して、答えられるものから答える。
  2. すぐにメールで、答えられるものから答える。
  3. おおよその回答時間を、メールで答える。
  4. すべての回答がそろってから、まとめてメールで答える。
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正解:4

[解説]

メールの返事は、電話でもメールでも早いほうが好印象である。まずは答えられるものから回答する。とりあえず、おおよその回答時間の目途を告げてもよい。
すべての回答がそろってから連絡をすると、それまでの間、お客様を待たせてしまうことになる。答えられるものは、すぐに答えることで、相手にも迷惑をかけずにすむ。

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